Bedrijfsverhuizing

---

Navigeer gemakkelijk door dit artikel

---

Wat moet je regelen voor een bedrijfsverhuizing?

Voordat je een verhuisbedrijf inschakelt is het praktisch om eerst een inventarisatielijst te maken. Er staat waarschijnlijk meer op de verdiepingen dan je in de eerste instantie denkt. Gaat het om een tijdelijke verhuizing, zoals tijdens een verbouwing? Of gaan jullie naar een nieuw pand en moet alles mee?

Een lijst helpt je bij het afstrepen van de onderdelen die verhuisd moeten worden. Als je de inventarisatie hebt gedaan en zowel de meubels, als elektronica en het papierwerk in kaart hebt, kan je verhuisbedrijven gaan benaderen. Door verschillende verhuisoffertes aan te vragen kan je een vergelijking maken van welk aanbod het beste bij je past.

Een verhuisbedrijf inschakelen

Een verhuisbedrijf beschikt over de juiste expertise en biedt je professioneel advies op maat. Je wordt geholpen met het veilig transporteren van goederen naar een nieuwe locatie. Zakelijke verhuizers dragen vaak het keurmerk voor Professionele Project Verhuizers en Erkende Verhuizers. Met behulp van een ervaren verhuisbedrijf ben je in staat om een complexe onderneming geordend uit te voeren. Denk hierbij aan het verhuizen van:

• Complete productie- of machineruimten
• Werkplaatsen
• Opslagruimten
• Kantoren of deelkantoren
• Instellingen (scholen, ziekenhuizen etc.)

Vraag vrijblijvend en gratis offertes aan voor je bedrijfsverhuizing en vergelijk de prijzen en verhuisservices. Door verschillende offertes aan te vragen heb je de keuze in eigen handen en krijg je een goed beeld van wat je kan verwachten. Ook qua planning is het fijn om te weten welk verhuisbedrijf jou verder kan helpen op of rondom de gewenste verhuisdatum.

Hoe kan je een bedrijfsverhuizing plannen?

Samen met het verhuisbedrijf breng je verder in kaart wat er precies verhuisd moet worden en wat eventueel geruimd kan worden. Het kan natuurlijk zo zijn dat er nieuwe meubels worden aangeschaft en jullie de huidige inboedel vervangen. Als projectcoördinator geef je aan welke afdelingen in welke volgorde verhuisd moeten worden. De overlast voor de medewerkers blijft dan tot een minimum beperkt wanneer je per afdeling verhuist.

Een verhuisbedrijf kan je van een verhuisdraaiboek voorzien. In deze planning lees je onder andere wat er door wie gedaan wordt en wanneer het gebeurt. Het draaiboek kan aan de hand van jouw specifieke wensen aangepast worden. Zo kan je tijdig werknemers en andere partijen op de hoogte stellen over de geplande activiteiten.

De rol van werknemers in een bedrijfsverhuizing

Ook de werknemers spelen een rol in de verhuizing, het is van belang dat ze hun eigen werkstation voorbereiden. De instructies hiervoor kunnen worden bepaald door de projectcoördinator. Je kan ze bijvoorbeeld voorzien van dozen waar ze hun documenten en persoonlijke eigendommen in kwijt kunnen en ze vragen om hun computer, kabels en toetsenbord bij elkaar klaar te leggen of aan elkaar te tapen. Vraag hierbij ook hun naam en afdeling met een briefje eraan te maken. Zo voorkom je dat er bij aankomst verwarring ontstaat over wat bij wie hoort en op welke afdeling het moet zijn.

Verhuisdagen vastleggen

Bespreek van tevoren met het verhuisbedrijf hoeveel dagen er voor de verhuizing nodig zijn en op welke dagen het verhuisbedrijf de verhuizing kan uitvoeren. Met een bedrijfsverhuizing in het weekend voorkom je dat de activiteiten binnen je bedrijf gehinderd worden, maar houd er rekening mee dat de meeste verhuisbedrijven weekendtoeslagen hanteren. Meet een doordeweekse verhuizing kan je er natuurlijk ook voor kiezen om de werknemers zo veel mogelijk thuis te laten werken, of ze vragen een handje te helpen.

Op zaterdag hanteert men meestal een toeslag van 25% en op zondag 75%. Zo kan je dus flink op de verhuiskosten besparen om doordeweeks te verhuizen. Verhuisbedrijven zonder weekendtoeslag zijn een uitzondering,voor verhuizen met spoed geldt vaak ook een toeslag. Sommige verhuisbedrijven hanteren vaste tarieven voor spoed verhuizingen, bij andere bedrijven hangt de hoogte van de toeslag af van hoeveel verhuizers er beschikbaar zijn.

Kosten van een bedrijfsverhuizing

Raadpleeg een ondernemersadviseur om na te gaan of de kosten voor jouw bedrijfsverhuizing fiscaal aftrekbaar zijn. De opbouw van de verhuiskosten zijn afhankelijk van:

1. De grote van de bedrijfsinventaris

De kosten worden voornamelijk bepaald door de grootte van de bedrijfsinventaris die verhuisd moet worden. Wanneer slechts een afdeling verhuisd moet worden, vallen de kosten aanzienlijk lager uit dan bij een verhuizing van een volledig bedrijf met meerdere verdiepingen.

2. Verhuisploeg

Een verhuisploeg bestaat uit het benodigde aantal verhuizers, verhuiswagens en verhuismateriaal.

Dienst	Kosten
professionele verhuizer	± €30 per uur
grote verhuiswagen (30 – 40 m³)	± €35 per uur
optionele verhuiscoördinator	± €60 per uur

3. Voorrijkosten

Deze variabele maar altijd voorkomende kosten zijn gerelateerd aan de vervoertijd die het bedrijf nodig heeft om naar het laad- en los adres te rijden en weer terug.

4. Aanvullende diensten

Verhuisbedrijven bieden vaak de optie om verschillende zaken te regelen zoals de inkoop, verkoop en verhuur van kantoormeubilair. Meer informatie over aanvullende services vind je op de pagina verhuisservices.

De verhuiskosten komen al gauw op zo’n € 5.000 voor een kleine tot gemiddelde bedrijfsverhuizing. Er zijn ook low-budget verhuisopties zoals student verhuizers, echter is het van belang hier extra te letten op de voorwaarden en verzekering van de goederen.

Bedrijfsverhuizing checklist

Een zakelijke verhuizing is net even anders dan een privé verhuizing. Daarom helpt het wellicht om een checklist bij te houden gedurende de voorbereiding en de uitvoering. Deze checklist kan onderdeel zijn van het verhuisdraaiboek. Wij geven hieronder een paar punten weer die je mee kan nemen in de checklist.

• Bereid een verhuisplanning voor en maak een draaiboek
• Wijs een verantwoordelijke aan als projectleider
• Beëindig de lopende contracten (o.a. huurcontract) of dien een verhuisverzoek in
• Maak een inventarisatie van de te verhuizen goederen
• Vraag offertes aan van verhuisbedrijven
• Maak afspraken en een planning met het verhuisbedrijf
• Informeer de afdelingen en geef instructies over de werkstations
• Breng eventuele buren in het pand op de hoogte
• Zorg ervoor dat de voorbereiding gedaan is voor de verhuisdag(en)

Hoe maak je een draaiboek voor een bedrijfsverhuizing?

Een verhuisdraaiboek is vooral bij een bedrijfsverhuizing praktisch, deze kan dan gedeeld worden met het management en met de betrokken partijen. Hoe het draaiboek er precies uit komt te zien hangt af van het bedrijf en wat erin moet komen te staan.

Hieronder geven wij een aantal mogelijke onderdelen weer voor in het draaiboek:

Een schema met de planning

Stel een schema op met de planning, hier wil je misschien in het draaiboek mee beginnen voor een duidelijk overzicht van de werkzaamheden. Geef hierin de taken weer die gedaan moeten worden met de tijdsplanning en degenen die het uit moeten voeren. Zo weet ook iedereen wie het aanspreekpunt is op dat moment.

Een plattegrond en informatie over de bedrijfspanden

Voor een gemakkelijke verloop van de verhuizing is het praktisch om een plattegrond met de verhuizers te delen. Zo kunnen zij hun logistiek organiseren en weten zij waar in het pand rekening mee moeten houden. Noem hierbij ook waar de knelpunten zitten in het pand, zoals waar je alleen met de trap kan komen en geen lift aanwezig is. Met kleuren of cijfers kan je aangeven waar ze moeten beginnen en welke afdeling wanneer leeggehaald moet worden. Vergeet ook niet de verschillende ruimten te benoemen of te identificeren.

Een plan om de mederwerkers te informeren

Bedenk van tevoren hoe je dit wil gaan doen. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een nieuwsbrief, kondig je het aan middels een memo of stuur je een algemene email? Zorg er in ieder geval voor dat je de medewerkers op een fatsoelijke manier en tijdig informeert zodat ze zich (mentaal) kunnen voorbereiden en weten wat ze te wachten staat.

Contactgegevens en verantwoordelijkheden

Maak een lijst van de contactpersonen en de verantwoordelijkheden die iedereen op zich neemt. Denk hierbij aan onder andere het verhuisbedrijf met telefoonnummer en het aanspreekpunt van de verhuizers. Vergeet je eigen contactgegevens niet en bijvoorbeeld van de elektriciën als die er aan te pas komt, maar ook de eigenaar van het pand bij eventuele vragen. Deze lijst kan je uiteraard zo uitgebreid maken als je zelf wilt.

Hoe kan je offertes voor een bedrijfsverhuizing aanvragen?

Een verhuisbedrijf inschakelen is voordeliger dan je misschien denkt. Door goed te vergelijken profiteer je van een prijsvoordeel op de kosten voor je bedrijfsverhuizing. Door goede afspraken met de verhuizer te maken, kan het bedrag op de offerte aanzienlijk voordeliger uitpakken.